Öffentliche Verwaltung
Datenschutz für die öffentliche Verwaltung – nachvollziehbar und vor Ort
Bund, Kantone und Gemeinden bearbeiten Personendaten auf gesetzlicher Grundlage – in Fachanwendungen, Geschäftsverwaltung, Ablagen und Postfächern. Espresso führt das Verzeichnis, beantwortet Anfragen der Bevölkerung und sorgt dafür, dass Daten nach Ablauf der Fristen gelöscht, anonymisiert oder archiviert werden.
Was die Verwaltung besonders fordert
Gesetzliche Grundlage
Jede Bearbeitung braucht eine gesetzliche Grundlage – und das Verzeichnis muss sie zeigen.
Archivieren vor dem Löschen
Was nicht mehr gebraucht wird, ist dem zuständigen Archiv anzubieten, bevor es vernichtet wird.
Viele Fachanwendungen
Einwohnerkontrolle, Steuern, Soziales, Bau und Personal – oft von verschiedenen Herstellern.
Nachvollziehbarkeit
Aufsicht, Parlament und Öffentlichkeit erwarten, dass Entscheidungen belegbar sind.
So setzen Verwaltungen Espresso ein
- Privacy Register Verzeichnis mit Rechtsgrundlagen Systeme, Orte mit Personendaten und Fristen mit Rechtsgrundlage – exportierbar für die Aufsicht. Zum Modul
- Subject Request Anfragen der Bevölkerung Auskunftsbegehren vom Eingang bis zur Antwort, mit Identitätsprüfung und festgehaltener Zustellung. Zum Modul
- Data Deletion Löschen, anonymisieren oder archivieren Je Anwendung festlegen, was nach Fristablauf geschieht – und jede Rückmeldung festhalten. Zum Modul
- Data Discovery Ablagen bereinigen Personendaten in Laufwerken, Postfächern und Microsoft 365 finden, bevor sie zum Risiko werden. Zum Modul
- Privacy Delivery KI in der Sachbearbeitung Eingaben und Gesuche pseudonymisiert an die KI geben – die Antwort kommt mit den Originalwerten zurück. Zum Modul
Der Rahmen für die Verwaltung
Für Bundesorgane gilt das DSG, für Kantone und Gemeinden das jeweilige kantonale Recht.
| Vorgabe | Bedeutung |
|---|---|
| DSG | Für Bundesorgane; sie melden ihre Verzeichnisse dem EDÖB (Art. 12 Abs. 4 DSG). |
| Kantonale Datenschutzgesetze | Für Kantone, Gemeinden und ihre Anstalten – mit eigenen Regeln zu Verzeichnis, Auskunft und Löschung. |
| Archivrecht | Bundesorgane bieten Personendaten, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Bundesarchiv an (Art. 38 DSG); die Kantone haben eigene Archivgesetze. |
| Öffentlichkeitsprinzip | Zugang zu amtlichen Dokumenten – mit Schutz der darin enthaltenen Personendaten. |
Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit; ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 06.10.2026.
Einstieg
Mit einer Fachanwendung beginnen
Im Proof of Concept läuft Espresso in Ihrer Testumgebung – mit den Modulen und Anwendungen, die Sie interessieren, und mit vorher vereinbarten Erfolgskriterien.
Häufige Fragen
Läuft Espresso in unserem Rechenzentrum?
Ja – oder im Rechenzentrum eines Betreiber-Partners. Espresso baut von sich aus keine Verbindung zum Hersteller auf.
Unterstützt Espresso unser kantonales Recht?
Fristen und Rechtsgrundlagen erfassen Sie nach Ihrem Recht. Die Abläufe für Verzeichnis, Auskunft und Löschung sind dieselben.
Können Daten statt gelöscht auch archiviert werden?
Ja. Je Anwendung lässt sich festlegen, ob nach Fristablauf gelöscht, anonymisiert oder archiviert wird.
Können mehrere Gemeinden oder Ämter eine Installation teilen?
Ja. Espresso ist mandantenfähig: Mehrere Organisationen arbeiten in einer Installation, sauber voneinander getrennt.
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