Subject Request
Auskunft fristgerecht, Löschung mit Nachweis
Subject Request führt jede Anfrage einer betroffenen Person vom Eingang bis zum Abschluss: Identität prüfen, Daten in Ihren Systemen suchen, Antwort erstellen, Fristen im Blick. Löschbegehren gehen mit Vier-Augen-Freigabe an Data Deletion und kommen mit Nachweis zurück.
Vom Eingang bis zum Abschluss
- 1
Fallaufnahme
Anfrage erfassen und festhalten, wie die Identität geprüft wurde – etwa per Ausweis, bestehender Kundenanmeldung oder Video-Identifikation. Ohne geprüfte Identität geht es nicht weiter.
- 2
Suche und Antwort
Bei einer Auskunft werden die angebundenen Anwendungen durchsucht – automatisch per Datenbank oder Schnittstelle oder durch die Systemverantwortlichen. Das Antwortdokument entsteht aus Ihrer Vorlage.
- 3
Löschausführung
Ein Löschbegehren geht mit Vier-Augen-Freigabe an Data Deletion. Das Ergebnis der Löschung kommt in den Fall zurück.
- 4
Fallabschluss
Abgeschlossen wird eine Auskunft nur mit Antwortdokument, eine Löschung erst mit ihrem Ergebnis. Die Zustellung – per Brief, E-Mail oder persönlich – wird festgehalten.
Fristen im Griff
Das Dashboard zeigt jederzeit, welche Fälle drängen.
Offene Fälle
Alle Anfragen, die noch nicht abgeschlossen sind.
Fällig in 7 Tagen
Fälle, deren Frist in der nächsten Woche abläuft.
Überfällig
Fälle, deren Frist abgelaufen ist.
Verlängerte Fristen
Fälle mit begründet verlängerter Frist.
Einmal einrichten, jede Anfrage gleich sauber
Anwendungen
Welche Systeme zu einer Auskunft gehören, wer verantwortlich ist und ob sie per Datenbank oder von Hand abgefragt werden.
Informationsobjekte
Welche Angaben die Antwort enthält und welche Spalte in welchem System zu welchem Feld gehört.
Antwortvorlagen
Aufbau und Ausgabeformat der Antwort an die betroffene Person.
Nachvollziehbar in jedem Schritt
Vier-Augen-Prinzip
Löschaufträge gibt eine zweite Person frei, bevor gelöscht wird.
Audit
Jede Aktion im Fall ist mit Person, Rolle und Zeitpunkt festgehalten.
Fristen und Zustellung
Frist, Verlängerung und Zustellung der Antwort sind je Fall festgehalten.
Im Zusammenspiel mit den anderen Modulen
Dienstleistung
Architektur und Integration
Wir binden Ihre Anwendungen für Auskunfts- und Löschbegehren an – mit den Angaben, die Ihre Anwendungen zu einer Person führen, Antwortvorlagen und Ablauf.
Häufige Fragen zu Subject Request
Wie viel Zeit haben wir für eine Auskunft?
Nach dem Schweizer DSG in der Regel 30 Tage, nach der DSGVO einen Monat; beide lassen eine Verlängerung zu – nach DSG mit Mitteilung der neuen Frist, nach DSGVO mit Begründung. Subject Request führt die Frist je Fall und zeigt verlängerte Fristen gesondert.
Welche Systeme können abgefragt werden?
Anwendungen mit unterstützter Datenbank oder REST-Schnittstelle werden automatisch durchsucht. Bei Systemen ohne direkten Zugang fragen die Systemverantwortlichen selbst nach und tragen das Ergebnis ein.
Was, wenn ein System nicht durchsucht werden kann?
Dann wird das Ergebnis von Hand erfasst und bestätigt. Im Fall ist festgehalten, wer was eingetragen hat.
Wie wird die Identität geprüft?
Die Prüfung machen Sie auf Ihrem gewohnten Weg, etwa per Ausweis, über eine bestehende Kundenanmeldung oder per Video-Identifikation. Espresso hält fest, wie und von wem geprüft wurde; ohne geprüfte Identität lässt sich der Fall nicht weiterbearbeiten.
Wie werden Löschbegehren umgesetzt?
Nach der Freigabe durch eine zweite Person geht der Löschauftrag an Data Deletion. Das Ergebnis der Löschung kommt in den Fall zurück.
Wie beginnen wir?
Mit einer Demo von 30 Minuten. Danach klären wir, ob ein Assessment, ein Proof of Concept oder direkt die Einführung der richtige nächste Schritt ist.
Sehen Sie Espresso in 30 Minuten
Wir zeigen Ihnen das Cockpit mit Beispieldaten – und besprechen, wo Sie beginnen.
Demo anfragenoder direkt an info@espressodataprivacy.com