Privacy Register
Ein Verzeichnis, das auf Fakten beruht
Privacy Register führt Ihre Systeme, die Orte mit Personendaten und die Aufbewahrungsfristen an einem Ort – ergänzt aus den Funden von Data Discovery statt aus Fragebögen. Fristen und Legal Holds – Löschsperren für einen bestimmten Fall wie einen Rechtsstreit – werden im Vier-Augen-Prinzip freigegeben und mit einem Klick an die Löschung übergeben.
Was Privacy Register verzeichnet
Systeme
Anwendungen, Datenbanken, Cloud-Dienste, Dateiablagen, KI-Systeme und Papierarchive – mit verantwortlichen Personen, Kritikalität und Status.
Objekte
Wo genau Personendaten liegen, mit Datenkategorien und Schutzbedarf. Fachverantwortliche bestätigen sie.
Fristenverzeichnis
Aufbewahrungsfristen mit Begründung und Rechtsgrundlage – und wann sie zu überprüfen sind.
Legal Hold
Fälle wie Rechtsstreit, Untersuchung, behördliche Anfrage oder Audit halten Löschungen gezielt an.
Vom Fund zur durchgesetzten Frist
- 1
Abgleichen
Der Abgleich mit Data Discovery ergänzt Systeme und Objekte aus den echten Funden.
- 2
Bestätigen
Fachverantwortliche bestätigen die Objekte; offene Punkte zeigt das Dashboard.
- 3
Freigeben
Fristen und Legal Holds werden im Vier-Augen-Prinzip freigegeben; Pflichtfelder sind vorher geprüft.
- 4
Durchsetzen
Nach der Freigabe übergeben Sie Fristen und Legal Holds an Data Deletion; dort werden sie bei jedem neuen Löschlauf geprüft.
Was fehlt, sehen Sie sofort
Das Dashboard zeigt, wo das Verzeichnis noch Lücken hat – bevor die Revision danach fragt.
Ohne Verantwortliche
Systeme, für die niemand benannt ist.
Unbestätigt
Objekte, die noch auf Bestätigung warten.
Offen geteilt
Objekte, die öffentlich oder für die ganze Organisation geteilt sind.
Fristen ohne Grundlage
Einträge ohne Begründung oder mit überfälliger Überprüfung.
Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten auf Knopfdruck
Export
Als CSV, JSON oder HTML – für Revision, Aufsicht und Ihre Datenschutzdokumentation.
Vollständigkeit
Vor dem Export prüft Privacy Register, ob das Verzeichnis vollständig ist.
Organisationsprofil
Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragte und technische und organisatorische Massnahmen an einem Ort.
Im Zusammenspiel mit den anderen Modulen
Dienstleistung
Löschkonzept und Fristenverzeichnis
Wir erarbeiten mit Ihnen Löschkonzept und Fristen und tragen sie ins Fristenverzeichnis ein – bis zur Freigabe.
Häufige Fragen zu Privacy Register
Woher kommen die Einträge im Verzeichnis?
Aus dem Abgleich mit Data Discovery und aus Ihrer eigenen Erfassung. Systeme und Objekte lassen sich auch ohne Data Discovery von Hand anlegen.
Kann Privacy Register unser bisheriges Verzeichnis ablösen?
Ja. Es führt Systeme, Objekte und Fristen und exportiert das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten als CSV, JSON oder HTML. Die Übernahme Ihres bisherigen Verzeichnisses unterstützen wir in der Einführung oder in der Beratung «Löschkonzept und Fristenverzeichnis».
Wie hängen Fristenverzeichnis und Löschung zusammen?
Nach der Freigabe übergeben Sie Fristen und Legal Holds aus Privacy Register an Data Deletion. Dort werden sie bei jedem neuen Löschlauf geprüft.
Was ist ein Legal Hold?
Eine Löschsperre für einen bestimmten Fall, etwa einen Rechtsstreit oder eine behördliche Anfrage. Er wird im Vier-Augen-Prinzip freigegeben und gilt, bis seine Aufhebung freigegeben ist.
Wer darf Fristen freigeben?
Freigaben laufen im Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Person gibt frei. Wird ein freigegebener Eintrag geändert, muss er erneut freigegeben werden.
Wie beginnen wir?
Mit einer Demo von 30 Minuten. Danach klären wir, ob ein Assessment, ein Proof of Concept oder direkt die Einführung der richtige nächste Schritt ist.
Sehen Sie Espresso in 30 Minuten
Wir zeigen Ihnen das Cockpit mit Beispieldaten – und besprechen, wo Sie beginnen.
Demo anfragenoder direkt an info@espressodataprivacy.com