Plazo de conservación o plazo de borrado: ¿cuál es la diferencia?
El plazo de conservación es un límite mínimo: hasta su vencimiento, los documentos no pueden destruirse. El plazo de borrado es un límite máximo: después, los datos personales ya no pueden tratarse porque han dejado de ser necesarios para la finalidad.
En la práctica, ambos están estrechamente relacionados. El plazo de borrado sigue entonces al fin de la obligación de conservación, más un breve margen para la ejecución técnica. Cuando no hay obligación de conservación, solo la finalidad determina cuánto tiempo pueden mantenerse los datos.
¿Qué plazos se aplican con frecuencia en Suiza?
Algunas bases habituales de un vistazo:
| Ámbito | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Libros contables, justificantes contables, informe de gestión e informe de auditoría | 10 años desde el cierre del ejercicio | art. 958f CO suizo |
| Documentación del IVA | hasta la prescripción absoluta del crédito tributario (por regla general, 10 años; inmuebles, 20 años) | art. 70 de la Ley suiza del IVA |
| Créditos contractuales en general | prescripción a los 10 años | art. 127 CO suizo |
| Créditos derivados de la relación laboral | prescripción a los 5 años | art. 128 n.º 3 CO suizo |
| Reclamaciones por daños personales | hasta 20 años (prescripción absoluta) | art. 60 apdo. 1bis y art. 128a CO suizo |
| Historia clínica | regulado por cada cantón | leyes cantonales de sanidad |
Los plazos de prescripción no son obligaciones de conservación. Sin embargo, pueden ser un motivo para conservar documentos con el fin de defenderse frente a reclamaciones. Este resumen no sustituye un examen del caso concreto; sectores como los seguros, la banca o la sanidad tienen normas adicionales.
¿Cómo se convierte un plazo de conservación en una regla de borrado?
Un plazo solo se puede aplicar cuando está descrito por completo:
- 1Determinar el tipo de datos, por ejemplo datos contractuales.
- 2Dejar constancia de la finalidad y la base jurídica de la conservación.
- 3Fijar el plazo, por ejemplo diez años.
- 4Determinar el momento de inicio, por ejemplo el fin del contrato.
- 5Regular las excepciones, por ejemplo un litigio en curso.
- 6Definir para cada sistema cómo se borra, anonimiza o archiva.
Un ejemplo: «Los datos contractuales se borran en todos los sistemas diez años después del fin del contrato, salvo que exista un bloqueo de borrado por un litigio».
Por qué los plazos no pueden quedarse solo en el documento
Un plazo en una hoja de cálculo no borra ningún dato. Solo es eficaz cuando los sistemas detectan qué registros han vencido y ejecutan realmente el borrado. Si un plazo cambia, el cambio debe llegar a todos los sistemas afectados. Y las excepciones deben estar en un lugar central, no en correos electrónicos sueltos.
Los plazos también requieren mantenimiento: las leyes y los modelos de negocio cambian. Una fecha de revisión para cada plazo garantiza que el registro de plazos de conservación se mantenga actualizado.