Durée de conservation ou délai de suppression – quelle différence ?
La durée de conservation est une limite inférieure : jusqu'à son échéance, les documents ne doivent pas être détruits. Le délai de suppression est une limite supérieure : au-delà, les données personnelles ne peuvent plus être traitées, car elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité.
En pratique, les deux sont étroitement liés. Le délai de suppression suit alors la fin de l'obligation de conservation, augmentée d'un court laps de temps pour la mise en œuvre technique. Lorsqu'il n'existe pas d'obligation de conservation, seule la finalité détermine combien de temps les données peuvent être gardées.
Quels délais s'appliquent fréquemment en Suisse ?
Quelques bases fréquentes en un coup d'œil :
| Domaine | Délai | Base légale |
|---|---|---|
| Livres comptables, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision | 10 ans à compter de la fin de l'exercice | art. 958f CO |
| Documents relatifs à la TVA | jusqu'à la prescription absolue de la créance fiscale (en règle générale 10 ans ; immeubles 20 ans) | art. 70 LTVA |
| Créances contractuelles en général | prescription de 10 ans | art. 127 CO |
| Créances découlant des rapports de travail | prescription de 5 ans | art. 128, ch. 3, CO |
| Prétentions pour dommages corporels | jusqu'à 20 ans (prescription absolue) | art. 60, al. 1bis, et art. 128a CO |
| Dossier du patient | réglé au niveau cantonal | lois cantonales sur la santé |
Les délais de prescription ne sont pas des obligations de conservation. Ils peuvent toutefois justifier de conserver des documents pour se défendre contre des prétentions. Cet aperçu ne remplace pas un examen au cas par cas ; des secteurs comme les assurances, les banques ou la santé ont des prescriptions supplémentaires.
Comment une durée de conservation devient-elle une règle de suppression ?
Un délai ne devient applicable que lorsqu'il est entièrement décrit :
- 1Déterminer le type de données, par exemple les données contractuelles.
- 2Consigner la finalité et la base légale de la conservation.
- 3Fixer le délai, par exemple dix ans.
- 4Déterminer le point de départ, par exemple la fin du contrat.
- 5Régler les exceptions, par exemple un litige en cours.
- 6Définir pour chaque système comment les données sont supprimées, anonymisées ou archivées.
Un exemple : « Les données contractuelles sont supprimées dans tous les systèmes dix ans après la fin du contrat, sauf blocage de suppression lié à un litige. »
Pourquoi les délais ne doivent pas rester sur le papier
Un délai inscrit dans un tableau ne supprime aucune donnée. Il ne devient efficace que lorsque les systèmes reconnaissent quels enregistrements sont échus et exécutent réellement la suppression. Si un délai change, la modification doit parvenir à tous les systèmes concernés. Et les exceptions doivent être gérées à un endroit central, pas dans des e-mails isolés.
Les délais aussi doivent être entretenus : les lois et les modèles d'affaires évoluent. Une date de réexamen par délai garantit que le registre des durées de conservation reste à jour.