¿Por qué necesita una empresa un concepto de borrado?
Los datos personales solo pueden tratarse durante el tiempo que exija la finalidad. El RGPD exige además poder demostrar el cumplimiento de estos principios (art. 5 apdo. 2 RGPD). Sin un concepto, queda sin definir qué debe borrarse y cuándo, y nadie puede demostrarlo.
Un concepto de borrado también compensa fuera del departamento jurídico: menos datos significan menos daños en caso de violación de la seguridad de los datos, respuestas de acceso más rápidas y menores costes de almacenamiento y migración.
¿Cómo se estructura un concepto de borrado?
Los componentes están probados desde la DIN 66398 y se encuentran también en la ISO/IEC 27555:
| Componente | Contenido |
|---|---|
| Tipos de datos | Grupos de datos con la misma finalidad y el mismo plazo, por ejemplo datos contractuales o documentación de candidaturas. |
| Plazo de borrado | Cuánto tiempo se conservan los datos, con justificación y base jurídica. |
| Momento de inicio | A partir de qué evento corre el plazo, por ejemplo desde el fin del contrato o desde el cierre de un expediente. |
| Clases de borrado | Combinaciones de plazo y momento de inicio; varios tipos de datos comparten una clase. |
| Excepciones | Cuándo se detienen los borrados, por ejemplo en caso de litigio o investigación (legal hold). |
| Responsabilidad | Quién fija, aprueba, aplica y controla los plazos. |
| Aplicación por sistema | Cómo se borra, anonimiza o archiva en cada sistema. |
¿Qué cambia con la ISO/IEC 27555?
El método se mantiene: tipos de datos, clases de borrado y plazos estándar de borrado, es decir, el plazo por defecto de cada clase de borrado. Lo nuevo es el marco internacional. La ISO/IEC 27555 pertenece a la familia de normas ISO/IEC 27000 y, por tanto, puede integrarse en los sistemas de gestión de seguridad de la información y de protección de datos existentes.
Quien ya tenga un concepto de borrado según la DIN 66398 no tiene que empezar de cero. Conviene adaptar los términos y las referencias a la nueva norma en la próxima revisión.
¿Por qué fracasan los conceptos de borrado en la práctica?
Rara vez por el método; casi siempre por la aplicación:
- El concepto existe como documento, pero los sistemas no borran.
- Se pasan por alto las dependencias entre aplicaciones: un cliente está borrado en un sistema y sigue vinculado en otro.
- Nadie recibe confirmación de si realmente se ha borrado.
- Los plazos cambian y los sistemas no se actualizan.
- Las excepciones se gestionan por correo electrónico y caen en el olvido.
Del concepto al borrado demostrable
Un concepto de borrado se hace efectivo cuando está conectado con los sistemas:
- 1Gestionar y aprobar los plazos con justificación y base jurídica en un registro de plazos de conservación.
- 2Transferir los plazos aprobados y los bloqueos de borrado a un control central del borrado.
- 3Las aplicaciones notifican qué registros han alcanzado su plazo.
- 4Se borra en el orden correcto, con comprobaciones y, cuando es necesario, aprobaciones.
- 5Cada aplicación comunica lo que ha borrado. Con ello se genera la prueba.