Aufbewahrungsfrist oder Löschfrist – was ist der Unterschied?
Die Aufbewahrungsfrist ist eine Untergrenze: Bis zu ihrem Ablauf dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden. Die Löschfrist ist eine Obergrenze: Danach dürfen Personendaten nicht mehr bearbeitet werden, weil sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.
In der Praxis hängen beide eng zusammen. Die Löschfrist folgt dann auf das Ende der Aufbewahrungspflicht, ergänzt um eine kurze Zeit für die technische Umsetzung. Wo keine Aufbewahrungspflicht besteht, bestimmt allein der Zweck, wie lange Daten bleiben dürfen.
Welche Fristen gelten in der Schweiz häufig?
Einige häufige Grundlagen im Überblick:
| Bereich | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht | 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 958f OR |
| Unterlagen zur Mehrwertsteuer | bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (in der Regel 10 Jahre; Liegenschaften 20 Jahre) | Art. 70 MWSTG |
| Vertragliche Forderungen allgemein | 10 Jahre Verjährung | Art. 127 OR |
| Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis | 5 Jahre Verjährung | Art. 128 Ziff. 3 OR |
| Ansprüche aus Personenschäden | bis 20 Jahre (absolute Verjährung) | Art. 60 Abs. 1bis und Art. 128a OR |
| Patientendokumentation | kantonal geregelt | kantonale Gesundheitsgesetze |
Verjährungsfristen sind keine Aufbewahrungspflichten. Sie können aber ein Grund sein, Unterlagen zur Abwehr von Ansprüchen aufzubewahren. Die Übersicht ersetzt keine Prüfung im Einzelfall; Branchen wie Versicherungen, Banken oder das Gesundheitswesen haben zusätzliche Vorschriften.
Wie wird aus einer Aufbewahrungsfrist eine Löschregel?
Eine Frist wird erst umsetzbar, wenn sie vollständig beschrieben ist:
- 1Die Datenart bestimmen, zum Beispiel Vertragsdaten.
- 2Zweck und Rechtsgrundlage der Aufbewahrung festhalten.
- 3Die Frist festlegen, etwa zehn Jahre.
- 4Den Startzeitpunkt bestimmen, etwa das Vertragsende.
- 5Ausnahmen regeln, etwa einen laufenden Rechtsstreit.
- 6Für jedes System festlegen, wie gelöscht, anonymisiert oder archiviert wird.
Ein Beispiel: «Vertragsdaten werden zehn Jahre nach Vertragsende in allen Systemen gelöscht, ausser es besteht eine Löschsperre wegen eines Rechtsstreits.»
Warum Fristen nicht nur im Dokument stehen dürfen
Eine Frist in einer Tabelle löscht keine Daten. Wirksam wird sie erst, wenn die Systeme erkennen, welche Datensätze fällig sind, und die Löschung tatsächlich ausführen. Ändert sich eine Frist, muss die Änderung in allen betroffenen Systemen ankommen. Und Ausnahmen gehören an eine zentrale Stelle, nicht in einzelne E-Mails.
Auch Fristen brauchen Pflege: Gesetze und Geschäftsmodelle ändern sich. Ein Überprüfungsdatum je Frist sorgt dafür, dass das Fristenverzeichnis aktuell bleibt.