Termine di conservazione o termine di cancellazione – che differenza c'è?
Il termine di conservazione è un limite minimo: fino alla sua scadenza i documenti non possono essere distrutti. Il termine di cancellazione è un limite massimo: dopo di esso i dati personali non possono più essere trattati, perché non sono più necessari per lo scopo.
Nella pratica i due sono strettamente legati. Il termine di cancellazione segue allora la fine dell'obbligo di conservazione, con l'aggiunta di un breve periodo per l'attuazione tecnica. Dove non esiste un obbligo di conservazione, è solo lo scopo a determinare per quanto tempo i dati possono restare.
Quali termini si applicano spesso in Svizzera?
Alcune basi frequenti in sintesi:
| Ambito | Termine | Base |
|---|---|---|
| Libri contabili, giustificativi, relazione sulla gestione e relazione di revisione | 10 anni dalla fine dell'esercizio | art. 958f CO |
| Documenti relativi all'IVA | fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale (di regola 10 anni; immobili 20 anni) | art. 70 LIVA |
| Crediti contrattuali in generale | prescrizione di 10 anni | art. 127 CO |
| Crediti derivanti dal rapporto di lavoro | prescrizione di 5 anni | art. 128 n. 3 CO |
| Pretese per danni alla persona | fino a 20 anni (prescrizione assoluta) | art. 60 cpv. 1bis e art. 128a CO |
| Documentazione dei pazienti | disciplinata a livello cantonale | leggi cantonali sulla sanità |
I termini di prescrizione non sono obblighi di conservazione. Possono però essere un motivo per conservare documenti al fine di difendersi da pretese. Questa panoramica non sostituisce una verifica nel caso concreto; settori come assicurazioni, banche o sanità hanno prescrizioni aggiuntive.
Come un termine di conservazione diventa una regola di cancellazione?
Un termine diventa attuabile solo quando è descritto in modo completo:
- 1Determinare il tipo di dati, per esempio dati contrattuali.
- 2Registrare scopo e base giuridica della conservazione.
- 3Stabilire il termine, per esempio dieci anni.
- 4Determinare il momento di decorrenza, per esempio la fine del contratto.
- 5Disciplinare le eccezioni, per esempio una controversia legale in corso.
- 6Stabilire per ogni sistema come si cancella, anonimizza o archivia.
Un esempio: «I dati contrattuali vengono cancellati in tutti i sistemi dieci anni dopo la fine del contratto, salvo che esista un blocco della cancellazione dovuto a una controversia legale.»
Perché i termini non possono restare solo sulla carta
Un termine in una tabella non cancella alcun dato. Diventa efficace solo quando i sistemi riconoscono quali record sono in scadenza ed eseguono davvero la cancellazione. Se un termine cambia, la modifica deve arrivare in tutti i sistemi interessati. E le eccezioni vanno gestite in un punto centrale, non in singole e-mail.
Anche i termini vanno curati: leggi e modelli di business cambiano. Una data di revisione per ogni termine fa sì che il registro dei termini di conservazione resti aggiornato.