Pensionskassen
Datenschutz für Pensionskassen – über ein ganzes Erwerbsleben
Vorsorgeeinrichtungen begleiten Versicherte über Jahrzehnte – vom Eintritt über Austritte und Freizügigkeitsfälle bis zur Rente und darüber hinaus. Espresso führt die Fristen, beantwortet Anfragen und löscht, sobald keine Pflicht mehr besteht – nachvollziehbar und belegt.
Was Vorsorgeeinrichtungen besonders fordert
Daten über Jahrzehnte
Die Daten einer versicherten Person werden über ein ganzes Erwerbsleben und die Rentenzeit gebraucht.
Viele Ereignisse
Eintritt, Lohnänderung, Austritt, Freizügigkeit, Scheidung, Wohneigentumsförderung, Invalidität, Tod – jedes Ereignis kann eine Frist auslösen.
Sensible Angaben
Gesundheitsangaben bei Invalidität, Angaben zu Familie und Begünstigten.
Viele Beteiligte
Daten fliessen zwischen Arbeitgebern, Geschäftsführung, Rückversicherern und IT-Dienstleistern.
So setzen Pensionskassen Espresso ein
- Privacy Register Fristen je Ereignis Aufbewahrungsfristen mit Begründung und Rechtsgrundlage – freigegeben im Vier-Augen-Prinzip und regelmässig überprüft. Zum Modul
- Data Deletion Löschen nach Fristablauf Die Anwendungen melden fällige Datensätze und löschen in der richtigen Reihenfolge – mit Rückmeldung und Protokoll. Zum Modul
- Subject Request Auskunft für Versicherte Fragen von Versicherten, Rentnerinnen und Rentnern fristgerecht beantworten, mit festgehaltener Zustellung. Zum Modul
- Data Discovery Ablagen bereinigen Lohnlisten, Austrittsunterlagen und Exporte in Ablagen und Postfächern finden. Zum Modul
Der Rahmen für die berufliche Vorsorge
In der Vorsorge treffen lange Aufbewahrungspflichten auf den Grundsatz, Daten nicht länger als nötig zu bearbeiten.
| Vorgabe | Bedeutung |
|---|---|
| DSG | Verzeichnis, Auskunft, Löschung, Datensicherheit; Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. |
| BVG | Eigene Bestimmungen zur Bearbeitung von Personendaten und zur Schweigepflicht in der beruflichen Vorsorge. |
| Vorsorge- und Freizügigkeitsrecht | Pflichten zur Aufbewahrung von Vorsorgeunterlagen über lange Zeiträume. |
| Obligationenrecht (OR) | Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen während zehn Jahren (Art. 958f OR). |
Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit; ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 06.10.2026.
Referenz
Aus der Vorsorgeversicherung: Pax
Pax, die Schweizer Vorsorgeversicherung mit Sitz in Basel, löscht mit Espresso Data Privacy seit 2024 automatisiert über SAP- und Nicht-SAP-Systeme hinweg.
Zum Referenzfall«Pax steht für einfache, digitale Prozesse mit persönlichem Service für Kundinnen, Kunden und Vertriebspartner. Dank der Espresso Data Privacy-Lösung konnten wir diese Prozesse deutlich verschlanken und die vollständige Einhaltung der Datenschutzgesetze mühelos erreichen. Das System gewährleistet einen reibungslosen, unterbrechungsfreien Betrieb in unserem gesamten Unternehmen – bei minimalem Aufwand.»
Einstieg
Mit dem Fristenverzeichnis beginnen
In der Beratung «Löschkonzept und Fristenverzeichnis» erarbeiten wir mit Ihnen Datenarten, Fristen und Löscharchitektur – und tragen die Fristen gleich ins Fristenverzeichnis ein.
Häufige Fragen
Wie lange dürfen Pensionskassen Daten aufbewahren?
So lange, wie der Zweck oder eine gesetzliche Pflicht es verlangt – bei Vorsorgeunterlagen oft sehr lange. Danach sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Entscheidend ist, die Frist je Datenart mit ihrem Startzeitpunkt festzulegen.
Was geschieht mit den Daten nach einem Austritt?
Manche Unterlagen müssen auch nach dem Austritt aufbewahrt werden. Im Fristenverzeichnis halten Sie fest, welche Frist gilt; gelöscht wird, sobald die Anwendung die Datensätze als fällig meldet.
Können wir mit einem Teil der Systeme beginnen?
Ja. Anwendungen lassen sich nacheinander anbinden; vorhandene Löschfunktionen werden genutzt.
Gehen unsere Daten an den Hersteller?
Nein. Espresso läuft in der Umgebung, die Sie bestimmen: in Ihrem Rechenzentrum, in Ihrer Cloud oder bei einem Betreiber-Partner. Espresso baut von sich aus keine Verbindung zum Hersteller auf – keine Telemetrie, kein Lizenzserver, kein Zugriff ohne Ihre Freigabe.
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Sehen Sie Espresso in 30 Minuten
Wir zeigen Ihnen das Cockpit mit Beispieldaten – und besprechen, wo Sie beginnen.
Demo anfragenoder direkt an info@espressodataprivacy.com