Privacy Register
Un registro basato sui fatti
Privacy Register riunisce in un unico luogo i vostri sistemi, i luoghi con dati personali e i termini di conservazione – integrato con i rilevamenti di Data Discovery invece che con questionari. Termini e legal hold – blocchi della cancellazione per un caso specifico come un contenzioso – vengono approvati secondo il principio dei quattro occhi e trasmessi alla cancellazione con un clic.
Che cosa registra Privacy Register
Sistemi
Applicazioni, banche dati, servizi cloud, cartelle di file, sistemi di IA e archivi cartacei – con persone responsabili, criticità e stato.
Oggetti
Dove si trovano esattamente i dati personali, con categorie di dati ed esigenze di protezione. I responsabili di settore li confermano.
Registro dei termini di conservazione
Termini di conservazione con motivazione e base giuridica – e quando vanno riesaminati.
Legal Hold
Casi come controversie legali, indagini, richieste delle autorità o audit sospendono le cancellazioni in modo mirato.
Dal rilevamento al termine applicato
- 1
Confrontare
Il confronto con Data Discovery integra sistemi e oggetti a partire dai rilevamenti reali.
- 2
Confermare
I responsabili di settore confermano gli oggetti; la dashboard mostra i punti aperti.
- 3
Approvare
Termini e legal hold vengono approvati secondo il principio dei quattro occhi; i campi obbligatori sono verificati prima.
- 4
Applicare
Dopo l'approvazione trasmettete termini e legal hold a Data Deletion; lì vengono verificati a ogni nuovo ciclo di cancellazione.
Ciò che manca lo vedete subito
La dashboard mostra dove il registro presenta ancora lacune – prima che la revisione lo chieda.
Senza responsabili
Sistemi per i quali non è designato nessuno.
Non confermati
Oggetti ancora in attesa di conferma.
Condivisi apertamente
Oggetti condivisi pubblicamente o con tutta l'organizzazione.
Termini senza base
Voci senza motivazione o con verifica scaduta.
Registro delle attività di trattamento con un clic
Export
In formato CSV, JSON o HTML – per la revisione, l'autorità di vigilanza e la vostra documentazione sulla protezione dei dati.
Completezza
Prima dell'export Privacy Register verifica che il registro sia completo.
Profilo dell'organizzazione
Titolare del trattamento, responsabile della protezione dei dati e misure tecniche e organizzative in un unico luogo.
Servizio
Concetto di cancellazione e registro dei termini di conservazione
Elaboriamo con voi il concetto di cancellazione e i termini e li inseriamo nel registro dei termini di conservazione – fino all'approvazione.
Domande frequenti su Privacy Register
Da dove provengono le voci del registro?
Dal confronto con Data Discovery e dalla vostra registrazione. Sistemi e oggetti si possono creare a mano anche senza Data Discovery.
Privacy Register può sostituire il nostro registro attuale?
Sì. Gestisce sistemi, oggetti e termini ed esporta il registro delle attività di trattamento in formato CSV, JSON o HTML. Vi supportiamo nel trasferimento del registro attuale durante l'introduzione o nella consulenza «Concetto di cancellazione e registro dei termini di conservazione».
Come sono collegati il registro dei termini di conservazione e la cancellazione?
Dopo l'approvazione trasmettete termini e legal hold da Privacy Register a Data Deletion. Lì vengono verificati a ogni nuovo ciclo di cancellazione.
Che cos'è un legal hold?
Un blocco della cancellazione per un caso specifico, per esempio una controversia legale o una richiesta delle autorità. Viene approvato secondo il principio dei quattro occhi e vale finché non ne viene approvata la revoca.
Chi può approvare i termini?
Le approvazioni seguono il principio dei quattro occhi: approva una seconda persona. Se una voce approvata viene modificata, deve essere approvata di nuovo.
Come iniziamo?
Con una demo di 30 minuti. Poi chiariamo se il passo successivo giusto è un assessment, un proof of concept o direttamente l'introduzione.
Scoprite Espresso in 30 minuti
Vi mostriamo il cockpit con dati di esempio – e discutiamo da dove iniziare.
Richiedi una demooppure direttamente a info@espressodataprivacy.com