¿Por qué se necesita una prueba de borrado?
Según el RGPD, una empresa no solo debe cumplir los principios, sino también poder demostrarlo (responsabilidad proactiva, art. 5 apdo. 2 RGPD). La LPD suiza no contiene una disposición equivalente. Pero, a más tardar en una revisión de la auditoría o de la autoridad de supervisión, ante una reclamación o tras una solicitud de supresión, también en Suiza cuenta lo que se puede demostrar.
¿Qué debe contener un registro de borrado?
Un registro útil responde a qué ocurrió, cuándo, dónde, por qué y por iniciativa de quién:
- Ciclo de borrado u orden, con identificador y momento.
- Fundamento: plazo vencido o solicitud de supresión.
- Los sistemas afectados.
- El resultado por sistema: borrado, anonimizado, archivado o no borrado, con el motivo.
- El número de registros afectados.
- Aprobaciones e intervenciones con persona, rol y momento.
- Excepciones como bloqueos de borrado y objeciones.
¿Qué no debe contener?
Los propios contenidos borrados: de lo contrario, el registro sería una copia de lo que debía borrarse. Y no más datos personales de los necesarios: cuando se necesita una prueba para una persona concreta, suele bastar un identificador interno en lugar del nombre. El acceso al registro debe estar estrictamente limitado.
Por qué una hoja de cálculo no basta
Una hoja de cálculo o un ticket muestra la orden, no su efecto. Se lleva a mano, suele estar incompleta y puede modificarse a posteriori. Sobre todo, falta la respuesta de los sistemas: no indica si los datos se borraron realmente.
Las pruebas sólidas se generan automáticamente a partir de las respuestas de los sistemas que han borrado y se almacenan de forma central y protegida.
¿Cuánto tiempo se conserva una prueba de borrado?
No existe un plazo legal para ello. Lo determinante es la finalidad: la prueba se necesita mientras puedan esperarse revisiones, reclamaciones o demandas. Este plazo debe figurar en el concepto de borrado, y después también se borra la prueba.