Diritto alla cancellazione – le richieste di cancellazione nella pratica

Quando sussiste un diritto alla cancellazione?

Secondo l'art. 17 cpv. 1 GDPR i dati personali vanno cancellati, tra l'altro, se non sono più necessari per lo scopo, se il consenso è stato revocato e non sussiste altro fondamento giuridico, se la persona si è opposta con successo o se i dati sono stati trattati illecitamente.

La LPD svizzera non prevede un articolo specifico con questo titolo, ma giunge a un risultato simile: i dati personali vanno distrutti o anonimizzati non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 4 LPD). Un trattamento contro la volontà espressa della persona costituisce una lesione della personalità, salvo che sussista un motivo giustificativo (art. 30 cpv. 2 lett. b e art. 31 LPD), e la persona interessata può chiedere la cancellazione in giudizio (art. 32 cpv. 2 lett. c LPD).

Quali eccezioni valgono?

Non ogni richiesta di cancellazione porta subito alla cancellazione. Motivi tipici per conservare ancora i dati:

• Obblighi legali di conservazione, per esempio dieci anni per i libri contabili e i giustificativi (art. 958f CO; art. 17 cpv. 3 lett. b GDPR).
• L'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (art. 17 cpv. 3 lett. e GDPR).
• Procedimenti, indagini o richieste delle autorità in corso (legal hold).
• Interessi preponderanti che giustificano il trattamento (art. 31 LPD).

In questi casi i dati vengono bloccati: restano conservati, ma possono essere utilizzati solo per lo scopo della conservazione – e vengono cancellati quando questo viene meno.

Come si attua una richiesta di cancellazione?

Un processo ben fatto ha sei passi:

1. 1Verificare l'identità della persona richiedente.
2. 2Determinare in quali sistemi compare la persona.
3. 3Verificare se vi si oppongono obblighi di conservazione o blocchi della cancellazione.
4. 4Approvare la cancellazione – nei casi delicati secondo il principio dei quattro occhi.
5. 5Cancellare in tutti i sistemi interessati, nella sequenza corretta.
6. 6Raccogliere i riscontri, informare la persona e conservare la prova.

Secondo il GDPR vanno inoltre informati della cancellazione i destinatari a cui i dati sono stati comunicati, se ciò è possibile e proporzionato (art. 19 GDPR).

Quale termine vale per una richiesta di cancellazione?

Secondo il GDPR vale lo stesso termine della richiesta di accesso: senza ingiustificato ritardo, al più tardi entro un mese, con possibilità di proroga (art. 12 cpv. 3 GDPR). La LPD non indica un termine espresso per le richieste di cancellazione; una richiesta dovrebbe essere trattata senza ritardi inutili.

Cancellare, anonimizzare, bloccare – che differenza c'è?