Wann besteht ein Anspruch auf Löschung?
Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten unter anderem zu löschen, wenn sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind, die Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht, die Person erfolgreich widersprochen hat oder die Daten unrechtmässig verarbeitet wurden.
Das Schweizer DSG kennt keinen eigenen Artikel mit diesem Titel, kommt aber zu einem ähnlichen Ergebnis: Personendaten sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Eine Bearbeitung gegen den ausdrücklichen Willen der Person ist eine Persönlichkeitsverletzung, ausser ein Rechtfertigungsgrund liegt vor (Art. 30 Abs. 2 lit. b und Art. 31 DSG), und die betroffene Person kann die Löschung gerichtlich verlangen (Art. 32 Abs. 2 lit. c DSG).
Welche Ausnahmen gelten?
Nicht jedes Löschbegehren führt sofort zur Löschung. Typische Gründe, Daten weiter aufzubewahren:
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege (Art. 958f OR; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
- Die Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
- Laufende Verfahren, Untersuchungen oder behördliche Anfragen (Legal Hold).
- Überwiegende Interessen, die die Bearbeitung rechtfertigen (Art. 31 DSG).
In diesen Fällen werden die Daten gesperrt: Sie bleiben erhalten, dürfen aber nur noch für den Aufbewahrungszweck verwendet werden – und werden nach dessen Wegfall gelöscht.
Wie wird ein Löschbegehren umgesetzt?
Ein sauberer Ablauf hat sechs Schritte:
- 1Die Identität der anfragenden Person prüfen.
- 2Ermitteln, in welchen Systemen die Person vorkommt.
- 3Prüfen, ob Aufbewahrungspflichten oder Löschsperren entgegenstehen.
- 4Die Löschung freigeben – bei heiklen Fällen im Vier-Augen-Prinzip.
- 5In allen betroffenen Systemen löschen, in der richtigen Reihenfolge.
- 6Die Rückmeldungen sammeln, die Person informieren und den Nachweis aufbewahren.
Nach der DSGVO sind zudem die Empfänger, denen die Daten offengelegt wurden, über die Löschung zu informieren, soweit das möglich und verhältnismässig ist (Art. 19 DSGVO).
Welche Frist gilt für ein Löschbegehren?
Nach der DSGVO gilt dieselbe Frist wie für die Auskunft: unverzüglich, spätestens innert eines Monats, mit Verlängerungsmöglichkeit (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Das DSG nennt für Löschbegehren keine ausdrückliche Frist; ein Begehren sollte ohne unnötige Verzögerung bearbeitet werden.
Löschen, anonymisieren, sperren – was ist was?
| Vorgang | Wirkung | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Löschen | Die Daten sind nicht mehr vorhanden. | Zweck und Aufbewahrungspflicht sind entfallen. |
| Anonymisieren | Der Personenbezug ist dauerhaft entfernt; die übrigen Angaben bleiben. | Für Statistik und Auswertungen ohne Personenbezug. |
| Sperren | Die Daten bleiben, dürfen aber nur noch für den Aufbewahrungszweck genutzt werden. | Bei Aufbewahrungspflichten und Legal Hold. |