Subject Request
L'accès dans les délais, l'effacement avec preuve
Subject Request conduit chaque demande d'une personne concernée de la réception à la clôture : vérifier l'identité, rechercher les données dans vos systèmes, préparer la réponse, garder les délais sous contrôle. Les demandes d'effacement passent à Data Deletion avec validation selon le principe des quatre yeux et reviennent avec une preuve.
De l'ouverture à la clôture
- 1
Ouverture du dossier
Enregistrer la demande et consigner comment l'identité a été vérifiée – par exemple par pièce d'identité, connexion client existante ou identification vidéo. Sans identité vérifiée, impossible d'aller plus loin.
- 2
Recherche et réponse
Pour une demande d'accès, les applications connectées sont analysées – automatiquement via la base de données ou l'interface, ou par les responsables des systèmes. Le document de réponse est généré à partir de votre modèle.
- 3
Exécution de la suppression
Une demande d'effacement passe à Data Deletion avec validation selon le principe des quatre yeux. Le résultat de la suppression revient dans le dossier.
- 4
Clôture du dossier
Une demande d'accès n'est clôturée qu'avec un document de réponse, une demande d'effacement seulement une fois son résultat connu. L'envoi – par courrier, e-mail ou en personne – est consigné.
Les délais maîtrisés
Le tableau de bord montre à tout moment quels dossiers sont urgents.
Dossiers ouverts
Toutes les demandes qui ne sont pas encore clôturées.
Échéance sous 7 jours
Dossiers dont le délai expire la semaine prochaine.
En retard
Dossiers dont le délai est expiré.
Délais prolongés
Dossiers dont le délai a été prolongé avec justification.
Configurer une fois, traiter chaque demande avec la même rigueur
Applications
Quels systèmes relèvent d'une demande d'accès, qui en est responsable et s'ils sont interrogés via la base de données ou à la main.
Objets d'information
Quelles informations contient la réponse et quelle colonne de quel système correspond à quel champ.
Modèles de réponse
Structure et format de sortie de la réponse à la personne concernée.
Traçable à chaque étape
Principe des quatre yeux
Les ordres de suppression sont validés par une deuxième personne avant toute suppression.
Audit
Chaque action dans le dossier est consignée avec la personne, le rôle et l'horodatage.
Délais et envoi
Le délai, sa prolongation et l'envoi de la réponse sont consignés pour chaque dossier.
Service
Architecture et intégration
Nous connectons vos applications pour les demandes d'accès et d'effacement – avec les données que vos applications détiennent sur une personne, modèles de réponse et processus.
Questions fréquentes sur Subject Request
De combien de temps disposons-nous pour répondre à une demande d'accès ?
Selon la LPD suisse, en règle générale 30 jours, selon le RGPD un mois ; les deux permettent une prolongation – selon la LPD en communiquant le nouveau délai, selon le RGPD avec justification. Subject Request gère le délai pour chaque dossier et affiche séparément les délais prolongés.
Quels systèmes peuvent être interrogés ?
Les applications disposant d'une base de données ou d'une interface REST prises en charge sont analysées automatiquement. Pour les systèmes sans accès direct, les responsables des systèmes effectuent eux-mêmes la recherche et saisissent le résultat.
Et si un système ne peut pas être analysé ?
Le résultat est alors saisi et confirmé à la main. Le dossier consigne qui a saisi quoi.
Comment l'identité est-elle vérifiée ?
Vous vérifiez l'identité selon votre procédure habituelle, par exemple par pièce d'identité, via une connexion client existante ou par identification vidéo. Espresso consigne comment et par qui elle a été vérifiée ; sans identité vérifiée, le dossier ne peut pas être poursuivi.
Comment les demandes d'effacement sont-elles mises en œuvre ?
Après validation par une seconde personne, l'ordre de suppression passe à Data Deletion. Le résultat de la suppression revient dans le dossier.
Comment commencer ?
Par une démo de 30 minutes. Nous déterminons ensuite si un Assessment, un Proof of Concept ou directement la mise en place est la bonne étape suivante.
Découvrez Espresso en 30 minutes
Nous vous présentons le cockpit avec des données d'exemple – et discutons de votre point de départ.
Demander une démoou directement à info@espressodataprivacy.com