Welche Arten von Datenschutz-Software gibt es?
Der Begriff ist breit. Die meisten Werkzeuge lassen sich einer oder mehreren dieser Arten zuordnen:
| Art | Wofür | Wo sie aufhört |
|---|---|---|
| Einwilligungen und Cookies | Einwilligungen auf Websites und in Apps einholen und verwalten | betrifft nur Daten, die über diese Kanäle erhoben werden |
| Dokumentation und Verzeichnisse | Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Folgenabschätzungen, Richtlinien, Fragebögen | beschreibt Pflichten, setzt sie aber nicht in den Systemen um |
| Finden und Klassifizieren | Personendaten in Ablagen, Datenbanken und Cloud-Diensten aufspüren | zeigt, wo Daten liegen – gelöscht ist damit noch nichts |
| Betroffenenanfragen | Auskunfts- und Löschbegehren erfassen, Fristen überwachen, beantworten | oft ohne Suche in den eigenen Systemen und ohne Löschung |
| Löschen über Systeme | fällige Daten in Kern-, Umsystemen und Archiven löschen und belegen | braucht eine Anbindung der Systeme |
| KI-Daten | gespeicherte Prompts, Transkripte und KI-Ergebnisse kontrollieren | ersetzt keine allgemeine KI-Governance |
| Geschützte Weitergabe | Daten maskiert oder pseudonymisiert weitergeben, etwa für Tests oder KI | nur so gut wie die Erkennung der Personendaten |
Die wichtigste Unterscheidung: dokumentieren oder umsetzen
Viele Werkzeuge halten fest, was geschehen soll: welche Daten wie lange aufbewahrt werden, wer zuständig ist, welche Massnahmen gelten. Das ist nötig – aber es löscht keinen einzigen Datensatz.
Ob eine Pflicht erfüllt ist, entscheidet sich in den Systemen: ob fällige Daten tatsächlich gelöscht sind, ob eine Auskunft vollständig ist, ob Daten nur pseudonymisiert weitergegeben werden. Wer Revision und Aufsicht Belege zeigen muss, braucht deshalb Werkzeuge, die in den Systemen wirken und jeden Schritt protokollieren.
Beides schliesst sich nicht aus: Die Dokumentation liefert die Vorgaben, ein umsetzendes Werkzeug setzt sie um und meldet zurück, was geschehen ist.
Suite oder Einzelwerkzeuge?
Eine Suite deckt mehrere Arten ab, ein Einzelwerkzeug eine. Beides hat Vor- und Nachteile:
| Kriterium | Suite | Einzelwerkzeuge |
|---|---|---|
| Zusammenspiel | Funde, Fristen und Nachweise fliessen ohne eigenes Schnittstellenprojekt | Schnittstellen zwischen den Werkzeugen nötig |
| Einstieg | gut, wenn Module einzeln lizenzierbar sind | gezielt für ein einzelnes Problem |
| Kosten | oft günstiger, sobald mehrere Aufgaben abgedeckt werden sollen | niedrig für ein Werkzeug, steigend mit jedem weiteren |
| Abhängigkeit | von einem Anbieter | von mehreren Anbietern und ihren Schnittstellen |
| Bedienung | eine Oberfläche, ein Rollenmodell | je Werkzeug eigene Oberfläche und Rechte |
Entscheidend ist weniger die Zahl der Funktionen als die Frage, ob Sie mit dem beginnen können, was heute drängt – und später ausbauen, ohne neu anzufangen.
Kriterien für die Auswahl
Diese Fragen helfen, Anbieter zu vergleichen:
- Reicht die Software in Ihre Systeme – auch in alte Kernsysteme, Archive und Eigenentwicklungen?
- Wo läuft sie: in Ihrem Rechenzentrum, in Ihrer Cloud oder beim Anbieter? Welche Daten verlassen Ihr Haus?
- Liefert sie Nachweise, die Revision und Aufsicht akzeptieren – etwa ein Protokoll pro Löschlauf?
- Deckt sie die Pflichten ab, die für Sie gelten, etwa nach Schweizer DSG und DSGVO?
- Gibt es Rollen und Freigaben, sodass heikle Schritte nicht von einer Person allein ausgelöst werden?
- Lassen sich Module einzeln lizenzieren und später ergänzen?
- Wie lange dauert die Einführung, und wer unterstützt Sie dabei?
- Verstehen Fachleute aus Datenschutz, IT und Revision die Oberfläche ohne lange Schulung?
Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
Eine Demo zeigt, was eine Software kann. Diese Fragen zeigen, ob sie zu Ihnen passt:
- «Zeigen Sie mir eine Löschung in einem System wie unserem – und den Nachweis dazu.»
- «Welche unserer Daten verlassen unser Haus, und wohin?»
- «Wie wird ein System angebunden, für das es keinen fertigen Anschluss gibt?»
- «Was sehen Revision und Aufsicht, wenn sie nach Belegen fragen?»
- «Womit können wir beginnen, und was kostet der Ausbau?»
- «Wo ist Ihre Software heute produktiv im Einsatz?»
So gehen Sie bei der Auswahl vor
- 1Bestandsaufnahme: Wo liegen Personendaten, welche Pflichten sind offen, was drängt?
- 2Anforderungen festlegen – mit dem dringendsten Problem als Massstab
- 3Demo mit Ihren eigenen Fällen statt mit Standardfolien
- 4Proof of Concept in Ihrer Umgebung, mit vorher vereinbarten Erfolgskriterien
- 5Einführung schrittweise, beginnend mit einem Modul oder einem System
Häufige Fehler
- nach der Länge der Funktionsliste kaufen statt nach dem dringendsten Problem
- nur dokumentieren und die Umsetzung auf später verschieben
- den Betriebsort erst nach dem Kauf klären
- alle Module auf einmal einführen wollen
- den Aufwand für die Anbindung der eigenen Systeme unterschätzen